Domanda
È possibile utilizzare, per la trascrizione nei registri dello Stato Civile, una copia conforme di un atto prodotto all’estero in luogo di un atto originale?
Risposta
In riferimento alla problematica in questione, il Massimario per l’Ufficiale di Stato Civile – edizione 2014 – nel paragrafo 3.3. Atti formati da autorità straniere da valere in Italia: caratteristiche formali e certificazioni sostitutive, illustra che:
“Gli atti formati da autorità straniere trasmessi per la trascrizione debbono avere le caratteristiche formali previste dagli artt. 21, comma 3, e 22 del D.P.R. 396/2000 (traduzione, legalizzazione, timbri e firme in originale). Tali caratteristiche non consentono di utilizzare per la relativa trasmissione il fax, ma richiedono che vengano inviati i documenti in originale o per copia dichiarata conforme all’originale dall’autorità competente. Si precisa, quanto alla dizione di “conformità all’originale”, ex art. 18, 1 comma, del D.P.R. 445/2000, secondo cui le copie autentiche di atti e documenti ottenute con un procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell’atto possono essere validamente prodotte in luogo dell’originale, che tale definizione esclude che si possa procedere all’autenticazione di una copia desunta da altra copia a sua volta dichiarata conforme all’originale. In forza di tale principio, laddove è fatto menzione negli artt. 15, 16 e 17 del DPR n.396/2000 di “copie” degli atti di stato civile formati all’estero da trasmettere ai Comuni (al pari di quanto disposto dall’art. 12, comma 8, relativamente alla trasmissione di atti da un comune a un altro) trattasi di copie conformi all’originale e non di copia estrapolata da altra copia a sua volta dichiarata conforme”.
Pertanto, secondo quanto prevede il Massimario per l’Ufficiale di Stato Civile, si ritiene possibile, in termini generali, utilizzare la copia conforme per la trascrizione. L’importante è che tali copie siano dichiarate conformi dall’autorità competente e che non siano “una copia della copia” (non è possibile fare una copia conforme di un documento che è già rilasciato in copia, in questo caso l’ulteriore copia del documento non è utilizzabile per la trascrizione, ma solo quella originariamente rilasciata in copia conforme).
Il Massimario poi prosegue prendendo in considerazione l’ipotesi in cui il cittadino presenti effettivamente il documento originale, ma lo stesso abbia intenzione di trattenere per sé l’originale rilasciato dal proprio paese:
“Nella diversa ipotesi in cui il documento presentato – direttamente dall’interessato o dall’autorità diplomatica-consolare – sia un atto originale (ovviamente accompagnato dalla legalizzazione e traduzione…) nulla si opporrebbe alla possibilità di trascrivere l’atto e farne una copia conforme da inserire nel fascicolo, riconsegnando l’originale all’interessato quando ne faccia motivata richiesta, specie nei casi in cui lo Stato emittente ne rilascia un solo esemplare: si fa riferimento per esempio agli estratti plurilingue di cui alla Convenzione di Vienna che sono formati in originale, firmati dall’ufficiale dello stato civile del Paese estero aderente a detto accordo ed emessi ai fini della trascrizione”.
