Domanda

A un corso di formazione ci è stato detto che dobbiamo tenere un unico registro per gli accessi agli atti del comune. Ci potete confermare se la questione è vera e quale è la norma di riferimento?

Risposta

Con l’introduzione nella legislazione italiana, del FOIA (Freedom Of Information Act – legge sulla libertà di informazione), avvenuta con gli articoli 5, comma 2 e 5-bis, del d.lgs. 33/2013, nel testo introdotto dall’art. 6, del d.lgs. 25 maggio 2016, n. 97, le forme di accesso agli atti delle pubbliche amministrazioni si possono effettuare con tre tipologie, secondo le seguenti definizioni:

a) per accesso documentale, si intende l’accesso disciplinato dal capo V, articoli da 22 a 28, della legge 241/1990;

b) per accesso civico, si intende l’accesso di cui all’art. 5, comma 1, del decreto trasparenza (d.lgs. 33/2013), ai documenti oggetto degli obblighi di pubblicazione;

c) per accesso generalizzato, si intende l’accesso di cui all’art. 5, comma 2, del decreto trasparenza.

Per ogni tipologia di accesso, l’ente è tenuto a predisporre un’apposita modulistica, che deve trovare collocazione nel sito web istituzionale alla sessione: Amministrazione trasparente> Altri contenuti> Accesso civico.

Per ciò che riguarda gli accessi della legge 241/1990 e quelli dell’accesso civico generalizzato (FOIA), l’istanza va indirizzata al responsabile dell’ufficio che detiene, l’atto o il  documento per il quale si intende effettuare l’accesso. Per le richieste di accesso civico “semplice” (art. 5, comma 1), invece, la richiesta va indirizzata direttamente al responsabile della trasparenza, nominato nell’ente, così come previsto all’art. 5, comma 3, lettera d) del d.lgs. 33/2013.

Come espressamente stabilito nell’articolo 5-bis, comma 6, del d.lgs. 33/2013, l’ANAC doveva adottare delle apposite Linee guida, recanti indicazioni operative, d’intesa con il Garante per la protezione dei dati personali (Garante Privacy) e sentita la Conferenza unificata dell’art. 8, d.lgs. 281/1997.

L’ANAC ha provveduto a ciò, approvando la deliberazione n. 1309 del 28 dicembre 2016, avente per oggetto: Linee guida recanti indicazioni operative ai fini della definizione delle esclusioni e dei limiti all’accesso civico di cui all’art. 5 co. 2 del d.lgs. 33/2013[1].

Al Paragrafo 9, lettera c) delle citate Linee guida, viene previsto quanto segue:

“c) sia istituito presso ogni amministrazione un registro delle richieste di accesso presentate (per tutte le tipologie di accesso)”.

Anche se l’obbligo, dunque, non è previsto in alcuna disposizione legislativa, a nostro giudizio, l’adempimento va comunque eseguito, in quanto stabilito nelle Linee guida dell’ANAC, adottate a seguito di uno specifico rimando normativo. Nella disciplina interna (di solito si adotta un regolamento comunale), è bene che venga identificata la struttura (ufficio/servizio) che avrà il compito di istituire il registro e di tenerlo costantemente aggiornato, nonché le modalità di trasferimento delle informazioni dai singoli uffici verso la struttura deputata alla tenuta del registro.

[1] https://www.anticorruzione.it/portal/rest/jcr/repository/collaboration/Digital%20Assets/anacdocs/Attivita/Atti/determinazioni/2016/1309/del.1309.2016.det.LNfoia.pdf