Domanda
Siamo un comune con meno di 10.000 abitanti ed abbiamo iniziato a lavorare alla bozza di PTPCT 2020/2022. Ci potete dire qualcosa sulla mappatura dei processi, anche alla luce delle ultime indicazioni dell’ANAC?
Risposta
L’ANAC ha fornito alcune preziose informazioni sulla “mappatura” dei processi, da ultimo, all’interno della bozza di PNA 2019, in consultazione sino al 15 settembre 2019. In particolare, l’argomento è stato ampiamente trattato nell’allegato “1” del PNA, recante “Indicazioni metodologiche per la gestione dei rischi corruttivi”.
Per l’ANAC, la mappatura dei processi, rappresenta l’aspetto centrale (e, forse più importante) dell’analisi del contesto interno. Essa consiste nella individuazione e analisi dei processi organizzativi, presenti nell’ente. L’obiettivo finale che ci si deve prefiggere è che l’intera attività svolta dall’ente venga gradualmente esaminata, così da identificare aree che, per ragioni della natura e peculiarità delle stesse, risultino potenzialmente esposte a rischi corruttivi.
La mappatura dei processi delinea un modo efficace di individuare e rappresentare le attività dell’amministrazione e il suo effettivo svolgimento deve risultare, in forma chiara e comprensibile, nel Piano Triennale Prevenzione della Corruzione e Trasparenza (PTPCT).
Per realizzare una buona e utile indagine è necessario mappare i processi e non i singoli procedimenti amministrativi (che sono ben più numerosi dei processi). Un “processo” può essere definito come una sequenza di attività interrelate ed interagenti che trasformano delle risorse in un output destinato a un soggetto interno o esterno.
La mappatura dei processi si articola in tre fasi:
- Identificazione;
- Descrizione;
- Rappresentazione.
La prima fase (identificazione) consiste nel definire la lista dei processi che dovranno essere accuratamente esaminati e descritti. Una volta identificati i processi, è opportuno comprendere le modalità di svolgimento del processo, attraverso la loro “descrizione” (fase 2). Tale procedimento è particolarmente rilevante perché consente di identificare le criticità del processo, in funzione delle sue modalità di svolgimento. Al riguardo, le indicazioni dell’ANAC, propendono verso la direzione di giungere ad una descrizione analitica dei processi dell’amministrazione, in maniera progressiva, nei diversi cicli annuali di gestione del rischio corruttivo, tenendo conto delle risorse e delle competenze effettivamente disponibili nell’ente.
L’ultima fase (3) della mappatura dei processi è la rappresentazione degli elementi descrittivi di ogni specifico processo preso in esame. La forma più semplice ed immediata di rappresentazione è quella tabellare dove è possibile inserire i vari elementi a seconda del livello analitico adottato.
Negli enti locali, non di maggiore dimensione (come può essere il comune che ha posto il quesito), occorre procedere alla mappatura dei processi con la giusta gradualità provvedendo:
- all’identificazione di tutti i processi, riferiti all’insieme dell’attività amministrativa;
- alla descrizione, iniziale, dei processi più a rischio, con ampliamento annuale;
- alla rappresentazione dei processi in formato tabellare, partendo da alcuni elementi descrittivi strettamente funzionali.
La mappatura dei processi – vissuta con gradualità e secondo livelli successivi di affinamento degli elementi considerati – rappresenta un requisito indispensabile per la formulazione di adeguate misure di prevenzione e incide nella qualità complessiva della gestione del rischio.
Per la mappatura è fondamentale il coinvolgimento dei responsabili apicali delle strutture organizzative ed, in tal senso, potrebbe essere opportuno costituire un apposito gruppo di lavoro. L’ANAC, inoltre, suggerisce di avvalersi di strumenti e soluzioni informatiche idonee a facilitare la rilevazione e l’elaborazione dei dati e delle informazioni necessarie, anche sfruttando ogni possibile sinergia con analoghe iniziative relative ad altri contesti, quali: il servizio di controllo di gestione; la certificazione di qualità; l’analisi dei carichi di lavoro; il piano della performance.
Un’ultima – importante – osservazione va rivolta alla possibilità di affidare la mappatura dei processi ad un soggetto esterno. Numerose sentenze[1], nel corso degli ultimi anni, hanno stabilito che si determina un danno erariale per l’ente, qualora il responsabile anticorruzione (o altro soggetto) affidi all’esterno il servizio di mappatura dei processi o, peggio ancora, la redazione del Piano triennale, di cui la mappatura è un elemento essenziale di analisi.
In tal senso il portato normativo dell’articolo 1, comma 8, quarto periodo, della legge 190/2012[2], non lascia dubbi di sorta, così come i costanti orientamenti dell’ANAC che, testualmente prevedono:
«non convince l’affermazione della difesa che la mappatura del rischio sarebbe un elemento prodromico alla redazione del piano. Infatti, l’analisi dei rischi è un aspetto fondamentale del piano stesso e ne costituisce una delle componenti più significative, secondo quanto previsto dall’ANAC nei propri modelli».
(delibera ANAC n. 748 del 5 settembre 2018).
[1] Corte dei conti, sezione giurisdizionale per la Regione Lazio; sentenza 4 maggio 2018; Corte dei conti, sezione giurisdizionale Piemonte, sentenza n. 253/2019; Delibera ANAC numero 748 del 05 settembre 2018;
[2] Articolo 1, co. 8, legge 190/2012: “L’attività di elaborazione del piano non può essere affidata a soggetti estranei all’amministrazione”.
